MindManager ist ein Wissenwerkzeug

Beispiele aus der Lerchertrain Beratungs- und Trainingspraxis.
Beispiele aus der Lerchertrain Beratungs- und Trainingspraxis.

Mit MindManager lassen sich alle Arten von Informationen auf eine einfache und strukturierte Weise sammeln, organisieren und auch zur Verfügung stellen. Damit bietet sich MindManager geradezu auf dem Silbertablett als Werkezug für Themen wie Selbstmanagement, Selbstorganisation und Teamorganisation an.

Drei MindManager Boni möchte ich ganz besonders hervorheben. Dieses Werkzeug ist rasch erlernbar, einfach und zugleich intuitiv in der Anwendung.
Von der persönlichen to-do Liste, über Wissens- und Prozesslandkarten oder im Meetingmanagement, bis hin zum Projektmanagement. MindManager unterstützt in all diesen Themenfeldern – und es macht außerdem großen Spaß mit MindManager zu arbeiten. Von welcher Software kann man das noch behaupten?

Aber genau das alles macht MindManager für alle seine Anwender_innen zu einem strategischen Werkzeug. Einmal implementiert wird es schnell unverzichtbar. Lesen Sie hier einige Beispiele wie unsere Kunden in Praxis mit MindManager arbeiten.

MindManager Beispiele - Wie haben Sie es bis jetzt gemacht?

Wie viel Zeit verbringen sie jede Woche in Besprechungen oder Meetings?

Eine in Praxis verwendete Protokoll-Map.
Protokoll-to-go! wurde von Lerchertrain für effektibe Meetings entwickelt.
Aus der Map entsteht auf Knopfdruck das Protokoll.
Protokoll-to-go! wurde von Lerchertrain für effektibe Meetings entwickelt.

Vermutlich eine ganze Menge. Wie werden dabei die Ergebnisse festgehalten? Schreiben Sie selbst mit oder wird ein Protokoll geführt? Wie viele Tage vergehen bis Sie das Protokoll dann bekommen?
Idealerweise bekommen alle Teilnehmer_innen sofort nach Ende des Meetings eine schriftliche Zusammenfassung der Besprechung, der Entscheidungen und die persönlichen Aufgaben. Sie meinen das geht gar nicht? Da stimme ich zu, denn mit den vielerorts verwendeten Werkzeugen und der üblichen Vorgehensweise in Besprechungen funktioniert das auch nicht.

Wenn man allerdings eine übersichtlich aufgebaute grafische Agenda hat, im Meeting Ergänzungen, Kommentare und Entscheidungen direkt in diese Agenda einfügen kann und für das schriftliche Protokoll die geforderten Wordvorlagen und zusätzlich individualisierte Aufgabenlisten nutzt, dann ist es möglich. Lerchertrain hat für Besprechungen und Meetings das Protokoll-to-go! entwickelt.

Dabei wird bereits die Vorbereitung für das eigentliche Meeting und die Besprechungsagenda mit MindManager erstellt. Alle benötigten Dokumente sind in der grafischen Agenda mit den entsprechenden Themen verlinkt und stehen damit auf Knopfdruck zur Verfügung. Während des Meetings werden Notizen, Ergänzungen und Stati direkt in der Agenda-Map ergänzt. Die besprochenen Aufgaben werden terminisiert und sofort den verantwortlichen Personen zugewiesen. Alle Personen haben jederzeit einen Überblick über die besprochenen Themen und die getroffenen Entscheidungen. Querverweise, Rücksprünge und Ergänzungen sind logisch nachvollziehbar und werden verstanden.

Das eigentliche Protokoll und zusätzliche Aufgabenlisten werden am Ende der Besprechung mittels integrierter Schnittstelle als Word-Datei auf Knopfdruck erstellt. Personenbezogene Listen für Excel, SharePoint Listen oder Listen für den Ausdruck können rasch zusätzlich erstellt und versendet werden. Das Protokoll-to-go eben.

Das möchte Sie auch gerne haben? Schreiben Sie uns und wir erklären Ihnen was Sie dafür benötigen. Geschätzer Aufwand 8 - 16 Stunden.

Die Herausforderung

Die Rote Nasen Clowndoctors haben sich seit ihrer Gründung 1994 zu einer internationalen Organisation entwickelt. Von Wien aus werden mehr als 10 Länder betreut und ca. 350 Clowndoctors koordiniert. Das persönliche Engagement der beiden Gründer Monica Culen und Giora Seeliger ist auch heute noch wichtigster Antriebsfaktor. Aber was von außen so leicht und mühelos wirkt, wird im Hintergrund hochprofessionell geplant und gesteuert. Vor allem das länderübergreifende Qualitäts- und Projektmanagement hat allerhöchste Priorität.
Um diesem Anspruch gerecht zu werden, müssen bei Rote Nasen International nicht nur die laufenden Projekte im Blick gehalten werden. Zusätzlich geht es auch darum, die vielen Programme stets weiterzuentwickeln und in allen zehn Partnerorganisationen dieselben hohen Ausbildungsstandards und Qualitätskriterien sicherzustellen. Als künstlerische Organisation mit sensiblem gemeinnützigem Auftrag muss einerseits genug Raum für künstlerische Freiheit, Kreativität und Innovation gelassen werden und andererseits ein stringentes Kostenmanagement und eine zuverlässige Qualitätssicherung gewährleistet sein.
Damit bei dieser Komplexität immer die richtigen Entscheidungen gefällt werden und dennoch flexibel auf akute Bedarfssituationen reagiert werden kann, wurde eine zentrale Plattform gesucht.

Die Umsetzung

Zu Beginn wurde die übliche Vorgehensweise während Teammeetings erhoben. Die Arbeitsweise und die Kommunikationsstile der Schlüsselpersonen wurden mittels Befragung dokumentiert. Mögliche Komminikationsengpässe wurden so ermittelt. Auf Basis dieser Erhebungen wurde gemeinsam mit dem Projektteam ein einheitliches Jour Fixe Protokoll entworfen und getestet. Zentrale Anforderung bei der Umsetzung war die Reduzierung der Meetingzeiten auf ein absolutes Minimum (60 min), bei gleichzeitger Qualitätserhöhung der Dokumentation. Als innovatives Werkzeug wurde eine digitale Helikopter-Ansicht entwickelt. Darin finden sind alle Schwerpunktthemen des Teams wieder. Aktuelle Projekte, Veranstaltungen und Aktionen integrieren sich logisch in die einzelnen Kapitel. Ergänzende Dokumente, zusätzliche Informationen und Verantwortlichkeiten sind direkt verknüpft.
Als Navigationshilfe wurde eine individuelle Symbol- und Farb-Legende entwickelt, die auch die Möglichkeit bietet, Informationen zu filtern und so Sichtbarkeiten im Protokoll zu ändern. Dies war Basis für die Implementierung einer eigenen Bild- und Codesprache bei RED Noses Clowndoctors International mit der nun Informationen rascher und einfacher ausgetauscht werden.

Das Ergebnis

Das ursprüngliche Ziel, Meetings zu optimieren wurde mehr als erreicht. Die Jour Fixe Zeiten wurden von mehreren Stunden auf max. 60 Minuten reduziert. Die Vorbereitung ist strukuriert und für alle klar. Die Besprechungen folgen einem einheitlichen Muster und sind hocheffizient, weil ein Prozess für Entscheidungen und Aufgaben implementiert wurde. Damit folgt einem Input, eine Entscheidung, die zu einer Aufgabe führt. Alles wird sofort dokumentiert und bereits 30 Minuten nach dem Jour Fixe gibt es ein Protokoll.

Übertragbarkeit und Nutzen

Es kam quasi zu einem Paradigmenwechsel im Unternehmen. Weg von linearen, unübersichtlichen Aufzeichungen hin zu einem leicht lesbaren, leicht erstellbaren und vor allem leicht verfolgbarem Ideen-, Prozess- und Projektmanagement.
Im Projektverlauf konnten interne Abläufe und Entscheidungswege wesentlich verkürzt werden. Wichtige Prozesse wurden sichtbar gemacht. Projekte sind nun von der ersten Idee bis zum Abschluss transparent aufgebaut. Rasche Ressourcenübersicht führt zu schnelleren Entscheidungen und kürzeren Durchlaufzeiten.

Das möchte Sie auch gerne haben? Schreiben Sie uns und wir erklären Ihnen was Sie dafür benötigen. Geschätzer Aufwand ca. 25 Stunden.

Bericht und Case-Study

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