Mit MindManager lassen sich alle Arten von Informationen auf eine einfache und strukturierte Weise sammeln, organisieren und auch zur Verfügung stellen. Damit bietet sich MindManager geradezu auf dem Silbertablett als Werkzeug für Themen wie Selbstmanagement, Selbstorganisation und Teamorganisation an.Drei MindManager Boni möchte ich ganz besonders hervorheben. Dieses Werkzeug ist rasch erlernbar, einfach und zugleich intuitiv in der Anwendung. Von der persönlichen to-do Liste, über Wissens- und Prozesslandkarten oder im Meetingmanagement, bis hin zum Projektmanagement.
MindManager unterstützt in all diesen Themenfeldern – und es macht außerdem großen Spaß mit MindManager zu arbeiten. Von welcher Software kann man das noch behaupten?
Aber genau das alles macht MindManager für alle seine Anwender_innen zu einem strategischen Werkzeug. Einmal implementiert wird es schnell unverzichtbar. Lesen Sie hier einige Beispiele wie unsere Kunden in Praxis mit MindManager arbeiten.
Allerdings erlebe ich immer wieder, dass die Aufgaben- oder to-do-Liste nicht konsequent geführt wird. Da wird schnell mal ein Eintrag im Kalender gemacht, in Meetings werden alle Notizen in das große, schwere Buch geschrieben und unterwegs schickt man E-Mails an sich selbst, oder verwendet eine „Merk-dir-alles-App“ am Handy.
Vielleicht kommt Ihnen diese Vorgehensweise bekannt vor?
Natürlich ist es wichtig, sich Notizen zu machen. Niemand kann sich alles merken. Doch für eine wirklich funktionierende und effektive to-do-Liste gilt noch immer der altbekannte „Highlander“ Grundsatz – Es kann nur Eine geben!
Sobald man seine Ideen und Notizen an verschiedenen Orten erfasst, trickst man sich selber aus. Aber wie soll man alles an nur einer Stelle, in einer zentralen Liste erfassen, wenn auch Aufgaben, Ideen und Informationen über so viele Kanäle auf uns einströmen? Das funktioniert mit MindManager.
MindManager funktioniert nicht nur am PC. Die to-do-Map kann man auch am iPad, Tablett oder Handy aufrufen und bearbeiten. Mit den integrierten Schnittstellen kann man Ideen und Notizen auch von unterwegs an sich selbst schicken. Wenn Sie dann im Büro oder zu Hause ihre to-do-Map öffnen sind die Einfälle von unterwegs bereits eingetragen. Mit MindManager ist es tatsächlich auf eine sehr einfache und unkomplizierte Weise möglich, alle Aufgaben, Ideen und Planungen binnen kürzester Zeit an einem zentralen Ort zusammenzuführen und abzuarbeiten.
Wie Sie das für sich selbst anwenden und umsetzen, lernen Sie im MindManager Basic Training – MindManager für persönliche Produktivität, Selbstmanagement und Teamorganisation.
Vermutlich eine ganze Menge. Wie werden dabei die Ergebnisse festgehalten? Schreiben Sie selbst mit oder wird ein Protokoll geführt? Wie viele Tage vergehen bis Sie das Protokoll dann bekommen?
Idealerweise bekommen alle Teilnehmer_innen sofort nach Ende des Meetings eine schriftliche Zusammenfassung der Besprechung, der Entscheidungen und die persönlichen Aufgaben. Sie meinen das geht gar nicht? Da stimme ich zu, denn mit den vielerorts verwendeten Werkzeugen und der üblichen Vorgehensweise in Besprechungen funktioniert das auch nicht.
Wenn man allerdings eine übersichtlich aufgebaute grafische Agenda hat, im Meeting Ergänzungen, Kommentare und Entscheidungen direkt in diese Agenda einfügen kann und für das schriftliche Protokoll die geforderten Wordvorlagen und zusätzlich individualisierte Aufgabenlisten nutzt, dann ist es möglich. Lerchertrain hat für Besprechungen und Meetings das Protokoll-to-go! entwickelt.
Dabei wird bereits die Vorbereitung für das eigentliche Meeting und die Besprechungsagenda mit MindManager erstellt. Alle benötigten Dokumente sind in der grafischen Agenda mit den entsprechenden Themen verlinkt und stehen damit auf Knopfdruck zur Verfügung. Während des Meetings werden Notizen, Ergänzungen und Stati direkt in der Agenda-Map ergänzt. Die besprochenen Aufgaben werden terminisiert und sofort den verantwortlichen Personen zugewiesen. Alle Personen haben jederzeit einen Überblick über die besprochenen Themen und die getroffenen Entscheidungen. Querverweise, Rücksprünge und Ergänzungen sind logisch nachvollziehbar und werden verstanden.
Das eigentliche Protokoll und zusätzliche Aufgabenlisten werden am Ende der Besprechung mittels integrierter Schnittstelle als Word-Datei auf Knopfdruck erstellt. Personenbezogene Listen für Excel, SharePoint Listen oder Listen für den Ausdruck können rasch zusätzlich erstellt und versendet werden. Das Protokoll-to-go eben.
Das möchte Sie auch gerne haben? Schreiben Sie uns und wir erklären Ihnen was Sie dafür benötigen. Geschätzer Aufwand 8 - 16 Stunden.
Das Protokoll-to-go! ist eine Erweiterung für die MindManager Software. Wir bauen für Sie eine MS Word und eine MindManager Vorlage. Zusätzlich wir ein Makro für MindManager installiert.
Die Rote Nasen Clowndoctors haben sich seit ihrer Gründung 1994 zu einer internationalen Organisation entwickelt. Von Wien aus werden mehr als 10 Länder betreut und ca. 350 Clowndoctors koordiniert. Das persönliche Engagement der beiden Gründer Monica Culen und Giora Seeliger ist auch heute noch wichtigster Antriebsfaktor. Aber was von außen so leicht und mühelos wirkt, wird im Hintergrund hochprofessionell geplant und gesteuert. Vor allem das länderübergreifende Qualitäts- und Projektmanagement hat allerhöchste Priorität.
Um diesem Anspruch gerecht zu werden, müssen bei Rote Nasen International nicht nur die laufenden Projekte im Blick gehalten werden. Zusätzlich geht es auch darum, die vielen Programme stets weiterzuentwickeln und in allen zehn Partnerorganisationen dieselben hohen Ausbildungsstandards und Qualitätskriterien sicherzustellen. Als künstlerische Organisation mit sensiblem gemeinnützigem Auftrag muss einerseits genug Raum für künstlerische Freiheit, Kreativität und Innovation gelassen werden und andererseits ein stringentes Kostenmanagement und eine zuverlässige Qualitätssicherung gewährleistet sein.
Damit bei dieser Komplexität immer die richtigen Entscheidungen gefällt werden und dennoch flexibel auf akute Bedarfssituationen reagiert werden kann, wurde eine zentrale Plattform gesucht.
Zu Beginn wurde die übliche Vorgehensweise während Teammeetings erhoben. Die Arbeitsweise und die Kommunikationsstile der Schlüsselpersonen wurden mittels Befragung dokumentiert. Mögliche Komminikationsengpässe wurden so ermittelt. Auf Basis dieser Erhebungen wurde gemeinsam mit dem Projektteam ein einheitliches Jour Fixe Protokoll entworfen und getestet. Zentrale Anforderung bei der Umsetzung war die Reduzierung der Meetingzeiten auf ein absolutes Minimum (60 min), bei gleichzeitger Qualitätserhöhung der Dokumentation. Als innovatives Werkzeug wurde eine digitale Helikopter-Ansicht entwickelt. Darin finden sind alle Schwerpunktthemen des Teams wieder. Aktuelle Projekte, Veranstaltungen und Aktionen integrieren sich logisch in die einzelnen Kapitel. Ergänzende Dokumente, zusätzliche Informationen und Verantwortlichkeiten sind direkt verknüpft.
Als Navigationshilfe wurde eine individuelle Symbol- und Farb-Legende entwickelt, die auch die Möglichkeit bietet, Informationen zu filtern und so Sichtbarkeiten im Protokoll zu ändern. Dies war Basis für die Implementierung einer eigenen Bild- und Codesprache bei RED Noses Clowndoctors International mit der nun Informationen rascher und einfacher ausgetauscht werden.
Das ursprüngliche Ziel, Meetings zu optimieren wurde mehr als erreicht. Die Jour Fixe Zeiten wurden von mehreren Stunden auf max. 60 Minuten reduziert. Die Vorbereitung ist strukuriert und für alle klar. Die Besprechungen folgen einem einheitlichen Muster und sind hocheffizient, weil ein Prozess für Entscheidungen und Aufgaben implementiert wurde. Damit folgt einem Input, eine Entscheidung, die zu einer Aufgabe führt. Alles wird sofort dokumentiert und bereits 30 Minuten nach dem Jour Fixe gibt es ein Protokoll.
Es kam quasi zu einem Paradigmenwechsel im Unternehmen. Weg von linearen, unübersichtlichen Aufzeichungen hin zu einem leicht lesbaren, leicht erstellbaren und vor allem leicht verfolgbarem Ideen-, Prozess- und Projektmanagement.
Im Projektverlauf konnten interne Abläufe und Entscheidungswege wesentlich verkürzt werden. Wichtige Prozesse wurden sichtbar gemacht. Projekte sind nun von der ersten Idee bis zum Abschluss transparent aufgebaut. Rasche Ressourcenübersicht führt zu schnelleren Entscheidungen und kürzeren Durchlaufzeiten.
Das möchte Sie auch gerne haben? Schreiben Sie uns und wir erklären Ihnen was Sie dafür benötigen. Geschätzer Aufwand ca. 25 Stunden.